E-Rechnungen

In vielen Unternehmen wird das Thema E-Rechnungen noch immer unterschätzt. Seit Januar 2025 ist die Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtend für größere Unternehmen, die Geschäftskunden haben. Sukzessive werden auch kleiner Unternehmen E-Rechnungen ausstellen müssen. Auch Eingangsrechnungen werden zunehmend als E-Rechnungen verarbeitet werden können.

Die Digitalisierung der Abläufe im Vertrieb und im Rechnungswesen unterstützen dabei. 

Im Folgenden erfahren Sie, welche Herausforderungen aber auch Vorteile E-Rechnungen bieten und wie Rüdiger Mahnicke als erfahrener Experte im Interimsmanagement Sie dabei unterstützen kann, die Umstellung effizient und nachhaltig durchzuführen. Die Einführung von E-Rechnungen sollten Unternehmen als Chance nehmen, die bestehenden Prozesse zu überprüfen, an die neuen Anforderungen anzupassen aber auch effektiver und kostengünstiger für das Unternehmen zu gestalten. 

E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) sind Rechnungen, die digital erstellt, versendet und verarbeitet werden. Anders als Papierrechnungen liegen sie in einem elektronischen Format vor, das die automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und Finanzsystemen ermöglicht. Dabei wird häufig auf standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung gesetzt, um den reibungslosen Austausch von Rechnungsdaten zu gewährleisten. Keine E-Rechnungen sind zum Beispiel pdf-Rechnungen. 

Kosteneinsparungen

• Keine Portokosten, weniger Papier- und Druckkosten
• Reduzierte Lager- und Archivierungskosten

Zeitersparnis

• Automatische Datenübertragung in Finanz- und Warenwirtschaftssysteme
• Schnelleres Prüfen und Freigeben von Rechnungen

Mehr Transparenz und Fehlerreduktion

• Digitale Abläufe minimieren das Risiko von Tippfehlern und Datenverlust
• Schnelle Übersicht über den aktuellen Verarbeitungsstatus

Umweltfreundlich

• Weniger Papierverbrauch und geringerer CO₂-Fußabdruck

Trotz der klaren Vorteile kann die Umstellung auf E-Rechnungen komplex sein. Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:

• Prozessgestaltung: Die bestehenden Prozesse für die Erstellung von Ausgangsrechnungen und für die Entgegennahme von Eingangsrechnungen gehören auf den Prüfstand und müssen an die neuen Anforderungen angepasst werden und für das Unternehmen effektiver gestaltet werden. 
• Technische Anforderungen: Auswahl passender Softwarelösungen bzw. Anpassung und Erweiterung bestehender Systeme. Sofern noch nicht geschehen, müssen Rechnungsausgang und Rechnungseingang digitalisiert werden und um die E-Rechnung erweitert werden. 
• Rechtliche Aspekte: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie GoBD- und DSGVO-Konformität
• Mitarbeiterakzeptanz: Schulungen und Change-Management, um die digitale Transformation im Unternehmen zu verankern. 

Hier kommt es darauf an, professionelle Unterstützung zu erhalten, um Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und die richtigen Maßnahmen einzuleiten.

Als erfahrener Interimsmanager begleitet Rüdiger Mahnicke Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung von E-Rechnungs-Prozessen. Er unterstützt nicht nur bei der Implementierung passender Software, sondern setzt auch umfassende Konzepte für die organisatorischen und rechtlichen Anforderungen auf.

• Bedarfsanalyse
• • Ermittlung des individuellen Digitalisierungsgrads
  • Prüfung bestehender Prozesse und IT-Systeme
  • Erarbeitung von Ziel-Prozessen mit einem Effektivitätsgewinn für das Unternehmen
• Beratung zur Softwareauswahl
• • Empfehlung passender Lösungen für E-Rechnungen und Finanzsysteme
  • Sicherstellung von Schnittstellenkompatibilität und Skalierbarkeit
• Change-Management
• • Begleitung der Mitarbeitenden bei Schulungen und Workshops
  • Förderung der Akzeptanz für neue Prozesse und Technologien
• Überwachung und Optimierung
• • Kontinuierliche Erfolgsmessung und Anpassung der Prozesse
  • Sicherstellung, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden

• Frühzeitige Planung: Legen Sie realistische Zeitpläne fest und definieren Sie konkrete Meilensteine.
• Einbeziehung aller relevanten Abteilungen: Buchhaltung, IT und Einkauf sollten eng zusammenarbeiten.
• Pilotphase: Starten Sie zunächst mit ausgewählten Lieferanten und Kunden, um erste Erfahrungen zu sammeln.
• Klare Kommunikation: Informieren Sie alle Stakeholder offen über Ziele, Vorteile und Fortschritte des Projekts.

Die Einführung von E-Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen – von Kosteneinsparungen über mehr Transparenz bis hin zu umweltfreundlicheren Prozessen. Damit die Umstellung reibungslos gelingt, sind eine sorgfältige Planung, die richtige Softwareauswahl und eine konsequente Umsetzung essenziell.

Wenn Sie darüber nachdenken, E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen zu implementieren oder bestehende Prozesse zu optimieren, hilft Ihnen Rüdiger Mahnicke mit seiner langjährigen Erfahrung im Interimsmanagement und der Beratung bei Software-Implementierungen dabei, den Wandel effektiv zu gestalten.

Jetzt Kontakt aufnehmen und Ihr Unternehmen für die Zukunft rüsten!